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广西大学二级学院本科教学类档案建档办法

2017年03月07日 10:08  点击:[]

(修订)

西大教〔2017〕15号

为了加强本科教学类档案(以下简称教学档案)管理,充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等工作中的作用,提高教学档案质量和管理水平,实现教学档案工作的标准化、规范化和信息化,为教学工作考核和评估提供档案依据,特制定本办法。

一、教学档案建档基本思路

1.教学档案是学院教学水平和教育质量的重要标志之一,是学院档案的主体。

2.学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像等资枓均属教学档案。

3.学院教学档案要确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

4.教学档案是教学管理的重要组成部分,应在教学工作计划、教学管理制度、管理人员岗位责任中有相应的体现。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求、检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况、评审鉴定教学质量(教材、毕业设计(论文)、优秀教学成果等)与审查验收档案材料、上报评审材料(教师考核晋升、学生毕业等)与学校档案部门出具归档证明应有相应的同步要求。

5.学院明确一名领导分管教学档案工作,确定专人负责学院的教学档案整理保管。在业务上接受学校档案馆的指导,按学校要求向有关部门移交相关档案。

6.实现教学档案工作从经验管理向现代化管理转变,学院教学文档应建立相应的电子文档。

7.教学档案工作列入学院规划,在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。

二、教学档案建档范围确定

1.确定原则

(1)归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用。

(2)归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确和系统。

(3)归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2.归档的主要内容和重点

(1)归档的主要内容包括综合管理、教学基本信息、专业与课程建设、招生、学籍管理、教学质量监控、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材、教育教学评估等方面,具体范围见附件。

(2)归档的重点是学院在教学工作特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

3.学院教学档案建档范围(见附件)。

三、教学档案的收集与归档流程

1.形成与积累

(1)学院在学年(学期)布置工作时,须同时向教研室、教学办公室等部门和相关人员布置形成积累教学档案材料的任务。

(2)教务处、学院等部门发放各种教学材料表格、保存教学档案用的卷宗(袋)。

(3)学院有关人员按材料类别分别积累教学档案材料,并定期进行整理。

(4)归档的教学材料必须字迹工整、格式统一、签字手续完备。

(5)教学档案一般归档一份,重要的教学文件材料,各学院根据实际情况增加副本。

2.整理建档

(1)根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用考查进行建档。原则上相同内容的材料组成一卷(盒),便于利用。同一内容的文件材料数量多时,可分别组成若干卷(盒);也可以根据材料的内在联系,对问题单一、材料较少者合组成一卷(盒)。

(2)建档材料应加制封面,注明标题、责任者、编制时间、保管期限及归档单位。卷(盒)内原则上建立材料目录,以便查找。卷(盒)上应标注编号,完整填写相应的栏目。

(3)各种文字材料大小原则为A4本,图件按此规格折叠。

(4)不宜折叠的非标准规格材料和其他载体材料由专柜保管,但需填写与文字材料一致的卷(盒)编号。

(5)属专项档案的材料,已归于其他类档案的,应在教学建档的相应卷(盒)内注明去向或复制相应材料。

(6)打印件的建档材料,需附有与之内容相符的电子文档,以便永久保存和利用。

(7)属手写的文字材料,填写过程中一律使用水性笔或钢笔填写,并使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水,不能使用复写件。

3.归档验收

(1)由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷(盒)内目录之前,学院主管领导签字确认。

(2)应向学校职能部门移交的教学方面档案,按有关规定执行。

四、教学档案工作岗位职责

1.学院主管领导职责

(1)制定和健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,并监督各部门执行。

(2)加强与学校有关职能部门的联系,共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。

(3)对本学院管理人员和专(兼)职教学档案管理员提出具体要求,并帮助他们解决一些实际困难。

2.学院专(兼)职教学档案管理员职责

(1)做好本学院教学建档材料的形成积累工作。

(2)督促有关人员按时上交教学建档材料。

(3)将收集、积累的文件材料整理组卷(盒),做到组卷(盒)合理、编目清楚、标题准确、装订整齐,及时向学校有关职能部门移交应交档案。

(4)做好存放在本学院的教学档案保管和利用工作。

3.学院教研室主任职责

(1)负责收集教研室的教学文件、集体备课记录、试卷、毕业设计(论文)等,完整填写相应信息,向学院专(兼)职教学档案员移交。

(2)督促本教研室教师向学院上交各种业务档案。

五、附则

1.本办法自颁布之日起施行,原教务处制定的《广西大学二级学院本科教学类档案建档方案》(教字〔2002〕21号)同时废止。

2.本办法由教务处、教师教学发展中心负责解释。

附件:学院教学档案建档范围

广西大学

2017年3月7日

附件

学院教学档案建档范围

1.教学综合

1.1.教学工作各类规划、各学期教学工作计划和总结等;

1.2.学院领导有关教学报告论文等;

1.3.学院有关教学的院务等会议记录纪要等;

1.4.学院投入教学的经费统计表及相关材料(含对新办专业的经费投入,每年统计);

1.5.学院教学机构设置(相关文件)。

2.规章制度

2.1.学校及教务处等部门有关教学的条例、制度和规定;

2.2.学院根据学校有关教学文件所制定的实施细则。

3.专业及课程建设

3.1.学院本科专业沿革及现有本科专业一览表;

3.2.重点专业和课程建设材料(分国家级、自治区级等);

3.3.各类教学改革项目材料(含项目申报、任务书、成果、鉴定报告等材料,分校级、省部级、国家级统计列表);

3.4.教学改革项目获奖材料;

3.5.各专业人才培养目标、培养规格、培养方式与途径的有关材料;

3.6.新办专业一览表;

3.7.新办专业材料(含申报、批复、建设、评估等);

3.8.人才培养方案及教学内容体系改革的研究与实践相关材料;

3.9.双语教学计划、教学情况、双语教学授课一览表(含授课专业、课程名、教材、授课教师、占必修课比例等,每年统计)。

4.质量监控

4.1.学校教学质量监控制度及相关文件;

4.2.学院教学质量监控制度及相关文件;

4.3.学院领导、专业负责人等听课评课记录、评价表等;

4.4.教学信息反馈制度及相关材料(含教学督导制度、教学信息员制度等及工作情况,对各方反馈意见的整改措施落实情况及效果,长期保存);

4.5.推荐新开课教师的相关材料(相关规定、执行情况等);

4.6.开学、期中及各类专项教学检查及总结等材料;

4.7.学生评价教师教学质量和教师评学材料;

4.8.学院评估、专业评估和专业质量标准建设材料;

4.9.教学管理软件、硬件配备、使用情况。

5.课程教学

5.1.课程教学有关的条例、制度、规定(如课堂教学规范、调课制度、课程辅导作业规范、实践性环节教学规范、课程考核规范等);

5.2.教学大纲汇编;

5.3.课程简介汇编;

5.4.学院现开设课程一览表;

5.5.教学进度安排;

5.6.为全校开设的辅修、第二专业教学大纲;

5.7.学院的实习大纲、计划、考核和总结;

5.8.调课记录;

5.9.课程考核记录。

6.试卷

6.1.试卷保存条例制度;

6.2.考后试卷(保存到学生毕业离校后一年);

6.3.各学期课程的空白A、B试卷样卷及参考答案评分细则等;

6.4.各课程的答卷情况分析表等;

6.5.课程命题计划表;

6.6.其他考核方式的材料。

7.毕业设计(论文)

7.1.毕业设计(论文)管理办法、规范要求及其他质量监控材料(长期保存);

7.2.毕业设计(论文)工作安排、答辩日程安排表;

7.3.毕业设计(论文)及存档保管材料(长期保存);

7.4.毕业设计(论文)清单;

7.5.毕业设计(论文)信息汇总表:含选题及成绩汇总表,指导教师情况统计表,与科研结合情况表、被采用,应用及推广情况表,发表情况表,学术不端行为检测情况统计表;

7.6.毕业设计(论文)学术不端行为检测B类复检不合格及C类处理意见备案;

7.7.校级优秀毕业设计(论文)材料:推荐表,检测报告,汇总表,摘要汇编;

7.8.毕业设计(论文)工作总结。

8.教学人员信息

8.1.教职工名册;

8.2.专任教师基本情况表;

8.3.师资队伍结构(学位、年龄、职称、学缘等)状况表;

8.4.有博士学位教师名单;

8.5.在编教授、副教授及其他高级职称人员名单;

8.6.学科带头人基本情况表;

8.7.学科梯队结构基本情况表;

8.8.特殊聘任的教师名单(如各专业指导委员会委员、学校聘请的专家委员等及聘书);

8.9.师资流动情况统计;

8.10.接受毕业生、教师调入情况;

8.11.人员流出情况;

8.12.主讲教师名单;

8.13.符合岗位资格主讲教师名单;

8.14.符合岗位资格主讲教师占主讲教师比例表;

8.15.教授、副教授为本科生上课一览表;

8.16.外聘教师名单;

8.17.教学管理人员队伍(职称、学历、年龄)结构。

9.学生信息

9.1.在校生名册;

9.2.修读辅修、第二专业等学生一览表;

9.3.选修院级、校级选修课一览表(含课程名、人数、学生名单等);

9.4.学生人数统计表(分专业、年级、男、女等)。

10.授课安排

10.1.各学期课表;

10.2.学生院级选修课程原始材料;

10.3.教师授课安排一览表;

10.4.学院开设校、院级选修课一览表(含课程名、授课教师名、选修学生人数、开出时间、学时等);

10.5.学院开设各类讲座一览表;

10.6.实践性课程一览表。

11.教学成果及效果

11.1.学院、教研室等集体获奖材料;

11.2.教师获奖(荣誉)统计(校级以上)及材料(按不同类别、级别分开统计);

11.3.科研或教学立项课题一览表(按不同类别分开统计);

11.4.教师发表论文一览表;

11.5.教师正式出版教材一览表;

11.6.学生各学期成绩表;

11.7.学生四、六级通过率统计表;

11.8.学生毕业率、学位授予率统计表;

11.9.学生体育合格率统计表(分专业);

11.10.学生考研情况统计表(报考率、录取率等);

11.11.学生获校级以上优秀毕业设计(论文)一览表;

11.12.获校级以上各类竞赛奖一览表(按国家级、省部级、校级分类统计);

11.13.学生发表论文一览表;

11.14.学生获授权专利一览表(按年份统计,注明是发明专利或实用新型专利);

11.15.对毕业生等人才培养质量的社会评价材料;

11.16.校内外实习实践基地建设一览表。

12.教材

12.1.教师使用教材情况一览表;

12.2.规划教材与立项建设材料;

12.3.选用获奖教材、国家级重点及省部级以上教材一览表(统计中应包含有使用以上几种教材占所有教材的比例等数据);

12.4.选用英文原版教材一览表;

12.5.选用近三年出版的教材统计表;

12.6.学生征订教材记录表。

13.学籍及学籍异动

13.1.规章制度;

13.2.学生入学基本情况材料;

13.3.学生学籍异动记录;

13.4.学生奖惩记录。

14.教师工作情况

14.1.工作量记录;

14.2.教师考勤记录;

14.3.教师奖惩记录。

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